Beheer van onderwijsmateriaal bij VOHA:
systemen, procedures, mensen

    
Onderwijsadvieselement 71
2008
verouderd
status: MUSEUM
info: Naar de statusinfo van dit onderwijsadvieselement
Bart Thoonen realiseerde in twee jaar tijds een goed lopend systeem voor het beheer en het gebruik van het onderwijsmateriaal van zijn instituut.  We presenteren hier het resultaat - plus de weg er naar toe. Een interessante casus voor andere onderwijsontwikkelteams. 

Naar een plaats verderop in deze pagina Interview

Naar een plaats verderop in deze pagina Probleemstelling: materiaalbeheer

Naar een plaats verderop in deze pagina Analyse van de behoefte

Naar een plaats verderop in deze pagina De 'armemensenoplossing': eigen serverruimte

Naar een plaats verderop in deze pagina Surfgroepen, Sharepoint, Intranet

Naar een plaats verderop in deze pagina Schermafbeeldingen

Naar een plaats verderop in deze pagina Links

Naar een plaats verderop in deze pagina Colofon

Deze publicatie is met name bedoeld voor docenten en anderen die in een team werken aan de ontwikkeling van onderwijsmateriaal dat online ontsloten wordt.
Het betreft een specifieke casus, maar veel van de overwegingen zijn algemener van aard. 

Interview met Bart Thoonen

Waarom is dit een 'elegante' oplossing voor het materiaalbeheer?

"De constructie die we opgezet hebben, lost een groot deel van de problemen op: problemen die door de docenten en studenten onderkend waren. Daardoor is er veel draagvlak. Verder maken we alvast gebruik van een systeem (Sharepoint) waar iedereen bij ons over enige tijd sowieso mee gaat werken omdat ons nieuwe Intranet erop gebaseerd is."

Kun je aangeven wat die materiaalbeheerproblemen waren?

"Er was eigenlijk geen materiaalbeheer. Docenten gebruikten een mix van collectieve onderwijsmaterialen en hun eigen opdrachten, bronnen, powerpoints, etcetera. Die plaatsten ze ze her en der in Blackboardcourses. Niemand had zicht op wat in welke versie waar stond, terwijl wel hetzelfde materiaal in verscheidene cursussen gebruikt wordt. Daarnaast liep het materiaal erg uiteen in uiterlijk, technische kwaliteit, naamgeving en metadatering. Voor onze cursisten was er nog een groot probleem: er was geen zoekmogelijkheid."

En Sharepoint van Surfgroepen loste al die problemen op? 

"De software is maar een deel van de oplossing. Minstens zo belangrijk zijn de mensen die het materiaal schrijven, redigeren, onderhouden en publiceren. En dus hun vaardigheden. En niet in de laatste plaats: duidelijke procedures die door alle betrokkenen onderschreven worden."

Noem eens een belangrijk leerpunt voor anderen die in hetzelfde schuitje zitten

"Houd rekening met de context waarin je zit. In ons geval: een klein instituut in een grote faculteit. Die faculteit heeft zijn eigen problemen en plannen - en tijdschalen -  en daar verander je niet veel aan; dat zijn een soort randvoorwaarden. Daarbinnen moet je dan weer voortvarend optreden. En dat gaat alleen als de leiding van je instituut daar vol achter staat."

Kunnen anderen je oplossing zo overnemen?

"Natuurlijk! Maar het is maar de vraag of het goed gaat. Dit werkt bij óns omdat we een overzichtelijk instituut zijn, vooral gericht op onderwijs, met docenten die materiaalkwaliteit belangrijk vinden, en met capabele mensen op de juiste plaatsen. En misschien ook wel omdat we gezamenlijk naar deze oplossing toegegroeid zijn. "

Dr. Bart Thoonen is vakdocent aan de Vervolgopleiding tot Huisarts (VOHA) van het UMC St. Radboud. 

De VOHA verzorgt o.a. onderwijs aan huisartsen in opleiding die één dag studietijd in de week combineren met hun werk in een huisartsenpraktijk.

Zo'n 35 mensen dragen als docent of anderszins bij aan het onderwijs. 

Naast zijn onderzoek en  inhoudelijk docentschap heeft Bart Thoonen een taak als coördinator en interne trainer rond onderwijs en ICT.


naar inhoud
1. Probleemstelling: materiaalbeheer

Een zelfstandig werkende docent heeft in het algemeen weinig problemen met materiaalbeheer. Hij maakt zijn onderwijsmateriaal zelf, publiceert het zoals het uitkomt (op papier, in Blackboard, op eigen serverruimte ergens), en zorgt er ook zelf voor dat de studenten het kunnen vinden. Doorgaans heeft zo'n 'eenmanszaak' een kaart in zijn hoofd waardoor hij gemakkelijk bestanden op zijn eigen computer terug kan vinden en nieuwe versies ook goed over oudere heen weet te zetten. Mondelinge toelichtingen compenseren eventuele gebreken.

Dat verandert als docenten in teams gaan werken. Bij het uitvoeren van het onderwijs gebruiken ze elkaars materiaal; misschien maken ze er eigen versies van, en wellicht sturen ze die weer terug naar de schrijver. Studenten moeten vanuit verschillende cursussen hetzelfde materiaal kunnen gebruiken - het moet dus ook op een vindbare manier voor hen ontsloten worden. Nieuwe versies moeten op de juiste plekken terecht komen, maar misschien soms ook wel niet omdat het tentamen nog over de oude versie gaat.

In afstandsonderwijs wordt dit nog een slag ingewikkelder: zelfstandig studerende studenten zijn veel sterker van het onderwijsmateriaal afhankelijk. Docenten kunnen niet meer even in het wekelijkse college wat rechtzetten of extra materiaal uitdelen. Er worden daarom hogere eisen aan het materiaal gesteld.

Flexibilisering van onderwijs doet er nog een schepje bovenop. Onderwijsmateriaal dat voor doelstelling X, doelgroep Y, in context Z gemaakt is, moet heel ergens anders ook bruikbaar zijn. Studenten uit Amsterdam en Timboektoe moeten vanuit totaal verschillende leeromgevingen hetzelfde materiaal kunnen benaderen. Docenten die de schrijvers van het materiaal nooit gezien hebben moeten het effectief kunnen inzetten in hun onderwijs.

Dit is ongeveer de situatie waarin VOHA zich in 2006 bevond. De docenten werken in teams aan duaal onderwijs dat met behulp van Blackboard deels op afstand gevolgd wordt; flexiblisering wordt belangrijker doordat de huisartsenopleidingen landelijk gaan samenwerken. 


naar inhoud
2. Analyse van de behoefte

Omdat de problemen zichtbaar worden in Blackboard, bestaat het gevaar dat de oplossing meteen gezocht wordt in een ander softwaresysteem - een zogenaamd CMS of LCMS (learning content management systeem). Daarom werd er eerst geanalyseerd wat er eigenlijk wenselijk is - liefst niet in termen van een systeem maar in termen van een oplossing van de problemen.

CMS is een maatje of wat te groot (Eva Huisman, 2006)Samengevat:

  • de kwaliteit van het materiaal moet conform onderling overeengekomen standaarden zijn
  • het materiaal moet goed vindbaar zijn, zowel voor studenten als docenten
  • het materiaal moet van verschillende kanten toegankelijk zijn zonder dat er gekopieerd wordt
  • herkomst en status van het materiaal moeten ook buiten de publicatiecontext zichtbaar zijn
  • een deel van het materiaal moet alleen voor specifieke doelgroepen beschikbaar zijn 
  • de verantwoordelijkheid voor materiaal en publicatie moet bij de juiste mensen liggen
  • docenten mogen niet van het proces vervreemd raken
  • docenten hoeven geen taken te doen waar anderen beter in zijn
  • de betrokkenen moeten in een acceptabele tijd hun taken leren uit te voeren
  • de kosten moeten verantwoord zijn
  • de oplossing moet duurzaam zijn
  • de oplossing moet snel beschikbaar zijn.

Levensloop van een document

Dit schema schetst de 'levensloop' van een document of van een groep documenten (een 'leerobject'). In het WO is de docent (of onderwijsontwikkelaar) doorgaans degene die nieuwe documenten produceert en die bestaande documenten onderhoudt. De meeste docenten zijn niet in staat deze documenten in technisch opzicht (structuur, bestandsnaamgeving, opmaak, metadata) correct af te leveren en op te slaan - al is het maar omdat je dat regelmatig moet doen om te kunnen onthouden hoe het hoort. Daartoe is een redactie noodzakelijk die zowel het praktisch werk uitvoert als zicht heeft op de inhoud en samenhang.

Indexbestand

Bij publicatie in Blackboard kunt u uw documenten simpelweg in een folder ter beschikking stellen aan de studenten. De bestandsnamen geven hun dan enige indicatie over wat wat is. U kunt aan deze folder een toelichting toevoegen en de volgorde van de documenten bepalen.

U kunt uw documenten echter ook eerst zelf ordenen in de vorm van een web met een index. Die index kunt u dan zelf vormgeven, waardoor de documenten veel gestructureerder verschijnen. Het bouwen van zo'n index vraagt gevorderde kennis van Word of Frontpage.

Afbeeldingen (niet van VOHA-materiaal): links een folder in een Blackboardcourse uit 2004 met afzonderlijke documenten. De structuur wordt door Blackboard gegeven. Rechts dezelfde course in 2008, nu met een indexbestand dat de documenten ontsluit. Indexbestand en documenten staan op een externe server. 

U leest meer over de verschillende manieren van materiaalontsluiting in onderwijsadvieselement 39.


naar inhoud
3. De 'armemensenoplossing': eigen serverruimte

Als oplossing werd een combinatie van procedures en systemen gekozen. Doorslaggevend daarbij was vooral de positie van de docenten, die met Microsoft Office werken. Voor hen is het geen doen om uitsluitend voor hun onderwijsmateriaal een ander systeem te gebruiken. Wel kunnen ze leren systematischer te werken: met sjablonen en met metadata in de bestanden (de bestandseigenschappen) kan een redelijke standaardisatie worden bereikt. 

Onderstaand schema geeft globaal de gekozen oplossing weer. Een belangrijke rol is weggelegd voor de redactie: enkele mensen van het secretetariaat die alle logistieke zaken regelen en zorgen voor technische redactie en publicatie, en enkele inhoudelijk redacteuren die ook regelmatig de standaarden en dergelijke bijstellen.

Qua computersysteem is besloten een weldoordachte mappenstructuur op de instituutsschijf als basis te hanteren, en van daaruit de documenten op een externe internetserver te plaatsen, voorzien van indexbestanden. In de Blackboardcourses liggen uitsluitend links naar deze indexbestanden. De studenten hoeven niet te merken dat het materiaal buiten Blackboard staat.

Deze 'armemensenoplossing' voor de publicatie van materiaal is tamelijk eenvoudig te realiseren, omdat elk instituut wel ergens een internetserver heeft staan. 

Er zijn wel enkele nadelen aan verbonden, zoals:

  • Je hebt toch weer een programmeur nodig om er een zoekprocedure op te zetten;
  • Afscherming is niet geregeld;
  • Bij verandering van het adres moeten alle links in Blackboard één voor één worden omgezet;
  • De status en de betrouwbaarheid van zo'n server zijn vaak niet duidelijk geregeld. 

naar inhoud
4. Surfgroepen, Sharepoint, Intranet

In de praktijk bleek het echter onmogelijk zo'n Naar een plaats hogerop in deze pagina externe server met zoekmogelijkheden en een zekere afscherming binnen anderhalf jaar ter beschikking te krijgen. Op zoek naar beschikbare serverruimte elders kwam al gauw SURFgroepen in beeld. Al uitproberend en testend bleek dit een goede oplossing voor tenminste de korte termijn: SURFgroepen bevatte zo ongeveer de gewenste functionaliteit van de 'armemensenoplossing', plus nog veel meer, waaronder de nodige echt bruikbare functies.

SURFgroepen geschikt voor VOHA?

Praktische overwegingen:

  • Geen drempel: een handige docent kan direct beginnen
  • Geen kosten (SURF wordt door de instellingen betaald)
  • Goede ondersteuning

Functionaliteit:

  • Instellen van rechten is zeer verfijnd mogelijk
  • Werken met sjablonen en het beheren van versies gaan soepel dankzij de MS-Office-integratie
  • Deeplinken werkt (een subsite kan binnen een frame van Blackboard getoond worden)
  • Zoeken (ook op metadata) is op allerlei manieren mogelijk.

Tactische overwegingen:

  • MS Office, Windows, en Internet Explorer behoren tot de standaardsoftware van een VOHA medewerkerscomputer
  • VOHA krijgt als instituut van UMC St.-Radboud een Intranet dat ook met Sharepoint werkt.

Wat is SURFgroepen

SURF biedt met SURFgroepen een implementatie van Microsoft Sharepoint, waarin alle medewerkers van de bij SURF aangesloten onderwijsinstellingen eigen ruimte hebben voor het opzetten van 'teamsites' (voor samenwerkings- projecten) en een persoonlijke 'mysite'. Daarin kunnen zij zelf weer anderen toelaten en rechten geven, ook aan niet-medewerkers.

Microsoft Sharepoint onderscheidt zich van andere samenwerkingsomgevingen doordat het sterk geïntegreerd is met Microsoft Office en Internet Explorer op de computer van de gebruiker. 

SURFgroepen onderscheidt zich van andere voorzieningen doordat de toegang voor de doelgroep goed geregeld is en doordat medewerkers er kosteloos gebruik van kunnen maken.


naar inhoud
5. Schermafbeeldingen

Onderstaande afbeeldingen geven een indruk van de VOHA-leeromgeving, bestaande uit Blackboard van de RU en de onderwijsbank in SURFgroepen. Klik op de afbeeldingen voor een 100%-weergave.

U kunt de VOHA-onderwijsbank ook als gast bekijken.

Klik voor 100%-weergave in nieuw venster
De VOHA-onderwijsbank binnen Blackboard
De cursisten benaderen het materiaal vanuit Blackboard (de standaard digitale leeromgeving van de Radboud Universiteit).

In de Blackboardcourse ligt een link naar een indexbestand dat zelf in de VOHA-onderwijsbank op Surfgroepen staat.

Het indexbestand geeft structuur en biedt links naar andere bestanden die in de VOHA-onderwijsbank staan.

Klik voor 100%-weergave in nieuw venster
De onderwijsbank in een nieuw venster

Bestanden staan in een mappenstructuur geordend.

Klik voor 100%-weergave in nieuw venster
Zoeken in de onderwijsbank

In het Blackboardframe verschijnt een zoekpagina waarmee de cursist geavanceerd in de onderwijsbank zoeken kan.

Zoeken kan specifiek in de metadatavelden (bestandseigenschappen) van de Office-documenten in de onderwijsbank.

De VOHA-redactie zorgt voor toekenning en standaardisatie van de metadat.

Klik voor 100%-weergave in nieuw venster
Beheer van documenten

Wie de juiste rechten heeft, kan beheer ter plaatse uitvoeren. Sharepoint biedt een scala aan mogelijkheden. 

Het hier getoonde 'download a copy' is het meest simpele - dat wat een gewone website ook doet. 

Typisch voor Sharepoint is echter, dat degene die de juiste rechten heeft, en de juiste versie van Office, het document als het ware op de server zelf wijzigen kan.

Klik voor 100%-weergave in nieuw venster
Werken met sjablonen

Onder de optie 'New' klapt een rijtje sjablonen (templates) open. Wie in dit voorbeeld klikt op Powerpoint, maakt een nieuw PPT-bestand aan volgens de VOHA-UMC-sjabloon.


naar inhoud
6. Links


   

  

 
Over dit onderwijsadvieselement 71

Deze publicatie is geschreven door IOWO als afsluiting van een adviestraject 
bij VOHA, UMC St. Radboud, Vervolgopleiding tot Huisarts.
Bart Thoonen, VOHA,
Willibrord Huisman (), IOWO
Tekening Eva Huisman, 2006
© VOHA en IOWO, Radboud Universiteit Nijmegen, 2008
Dit element is sinds 2008 niet meer geredigeerd.
Inhoudelijk is het anno 2015 grotendeels verouderd, hoewel de inhoudelijke argumenten voor afweging tussen de verschillende manieren van materiaalbeheer nog relevant kunnen zijn.
Status:Toelichting over de status van deze onderwijsadvieselementen MUSEUM  
naar inhoud

   

  

naar inhoud
Context & colofon

U ziet een 'onderwijsadvieselement' dat ik in mijn onderwijsadviespraktijk gebruik of gebruikt heb.
Deze elementen zijn veelal achtergrondmateriaal bij workshops, cursussen en advieswerk; bovendien worden ze gebruikt voor zelfstudie, bijvoorbeeld in het kader van de BKO.
De meeste heb ik ontwikkeld bij IOWO, dat inmiddels opgeheven is. Ik werk ze af en toe bij, of ik laat ze juist historisch intact; let op het jaartal en de status.
Onregelmatig maak ik ook nieuwe.
De index geeft u een overzicht van de onderwerpen en statussen.
Ik stel uw reacties zeer op prijs.

 

Willibrord Huisman, 2002 - 2021

 

www.willibrordhuisman.nl/onderwijsadvies
www.ru.nl/docenten (Radboud Universiteit, Teaching and Learning Centre)
Naar de index van de onderwijsadvieselementen (nieuw venster)© Willibrord Huisman: niet kopiëren, graag naar verwijzen. Toelichting over verwijzing opnemen
 
NB: Als u dit kunt lezen, heeft u vermoedelijk een afdruk in handen. Deze onderwijsadvieselementen zijn evenwel ontworpen voor interactief gebruik, met als gevolg dat essentiële informatie niet afgedrukt wordt; zo ziet u van een reeks afbeeldingen alleen de eerste. Neem gerust contact met mij op voor anderssoortige presentaties van deze materie.